Geautomatiseerde tankbierlogistiek helpt Heineken bij heropstart Nederlandse horeca

Home TellingTank References Geautomatiseerde tankbierlogistiek helpt Heineken bij heropstart Nederlandse horeca

De plotselinge lockdown en inmiddels geleidelijke heropstart van de horeca vanwege COVID-19 vergt ook veel van bierbrouwer Heineken. In het hele land werd bier teruggehaald en vervangen door vers bier. “De automatisering van onze tankbierlogistiek door Actemium helpt ons hierbij. Samen blijven we in beweging.” Ook voor Heineken zijn het ongekende tijden. In maart ging de horeca van de ene op de andere dag op slot. “Wij gingen van honderden orders per dag naar niets”, vertelt Carl van der Wielen, Manager Tankbier & Evenementen Transport.

Retourbier

Vanwege de lockdown moest Heineken de afgelopen twee maanden veel bier terughalen. Dit gebeurt maar zelden en is complexer dan het uitleveren van bier. Van der Wielen: “Daar kwam nog bij dat we allemaal op afstand moesten werken. Dit vergde vooral bij het begin van de horecastop intensief overleg. Normaal hebben we een weekstart, maar de afgelopen weken hebben wij met dag-starts gewerkt. We sloten de week gezamenlijk af om elkaar moed in te spreken in deze bijzondere tijd. Binnen onze afdeling heeft iedereen zich snel aangepast aan de situatie en ondanks het thuiswerken verliep ook de samenwerking met andere afdelingen super. Dit was belangrijk omdat we een grote serviceorganisatie zijn met veel disciplines. We moesten snel schakelen met onze technische dienst over het terughalen van bier uit verschillende tankbierinstallaties. Je kunt niet zomaar uit elke installatie bier halen.”

Tankware-project

Een grote ondersteuning was het Tankware-project dat Heineken en Actemium de afgelopen vier jaar gerealiseerd hebben: de hele Heineken Tankbier-truckvloot is door Actemium gemoderniseerd, geautomatiseerd en gekoppeld met de backoffice (het ERP-systeem). Deze hypermoderne oplossing geeft de logistieke afdeling inzicht in alle bewegingen van de vloot én biedt de mogelijkheid om ook retourbier te registreren. Van der Wielen: “Vroeger konden we dit niet, maar ik wilde graag een officieel bonnetje voor een retourlevering kunnen voorleggen, ook al zou dit slechts één keer per jaar voorkomen. Wie had ooit verwacht dat we dit nu zo intensief zouden gebruiken? Door de retourfunctionaliteit kunnen we makkelijker aantonen hoeveel bier is teruggehaald. Het ondersteunt ons ook bij het terugvragen van accijns.”

In controle

Het permanente inzicht in de Tankbier-vloot geeft Van der Wielen veel vertrouwen: “We kunnen hierdoor kort op de bal spelen. Iedere ochtend om 8:00 uur ontvang ik een overzicht van wat er tot en met de voorgaande avond gebeurd is. Superfijn om in control zijn! Dit project heeft ons een hele stap vooruit gebracht. Actemium is goed op de hoogte van wat er bij Heineken Horeca Services speelt. Tijdens de horecastop hadden we dagelijks contact. Vooral in het begin hadden we veel ruggespraak om te bepalen hoe we het bier retour zouden halen. Actemium voelt ons goed aan en staat klaar voor ons.”

Accijnsregistratie

De automatisering van de Tankbierlogistiek is ook een grote hulp nu de horeca geleidelijk weer opstart. Van der Wielen: “Wij weten continu wat we aan het doen zijn. Doordat alles aan elkaar is gekoppeld kunnen we snel schakelen met de brouwerij over de volumes die we verwachten en dagelijks wegbrengen. We zijn goed in voorspellingen.” Het door Actemium gerealiseerde bierbeleveringssysteem op de tankwagens is gecertificeerd volgens de Europese MID-richtlijnen. Heineken weet hierdoor exact hoeveel bier er wordt geleverd en teruggehaald. “Handig voor de accijnsregistratie! Zonder deze oplossing was het een gigantische uitdaging geweest om de administratie op orde krijgen. De gegevens uit het systeem gaven de belastinginspecteur het vertrouwen dat de boekhouding klopt. De opgetelde retourhoeveelheden kwamen exact overeen met de weegbrief van de wagen. Ook het kunnen voorleggen van een retour-bon aan de klant geeft vertrouwen dat je je zaakjes goed voor elkaar hebt. Nog mooier zou het zijn om alles volledig papierloos te registreren. Dan kun je na het leveren of retourhalen een bevestiging naar de klant sturen met daarin de gegevens van de transactie. Nu blijft een bonnetje nog wel eens op de bar liggen of het waait weg, waardoor het niet bij de juiste persoon terechtkomt. Een digitaal bonnetje is handiger en eigentijds.”

Service aan de horeca

Van der Wielen: gelukkig kan een deel van te horeca weer gedeeltelijk open, dat zijn lichtpuntjes. Mensen willen weer naar buiten, maar zijn tegelijkertijd ook nog afwachtend. Als na 1 juli de groepsgrens naar de 100 personen gaat wordt het ook voor ons weer serieuzer. Uiteraard op voorwaarde dat het virus onder controle blijft. Net als andere brouwers ondersteunen wij de horeca in deze moeilijke tijd. We zijn halverwege maart meteen voor al onze klanten in actie gekomen door tegemoet te komen in liquiditeit, het kosteloos cancelen van evenementen, bestellingen te annuleren en niet in rekening te brengen, tank- en fustbier op te halen, tapinstallaties af te sluiten en leidingen te spoelen zodat hygiëne en kwaliteit gewaarborgd blijft. Daarnaast heeft Heineken – daar waar we pandeigenaar zijn of tussenhuurder – de huur voor twee maanden kwijtgescholden. Met al deze maatregelen hoopten we lucht te kunnen geven aan die klanten bij wie het water aan de lippen staat. Het is fijn dat we nu weer bier kunnen brengen in plaats van te halen. Ik kijk reikhalzend uit naar een zonnige zomer waarin we met al onze horecapartners gaan laten zien dat het ook in de zomervakantie in Nederland heerlijk vertoeven is.